社内で動画マニュアルを作ろうという話は、実は何年も前からありました。
以前、一度だけ専用サービスを導入したこともあります。
でも結局続きませんでした。
動画を編集して、 見栄えを整えて、 説明も考えて……
そんなことをやっているうちに、誰も動画を作らなくなったんです。
せっかくお金をかけても、更新されなければ意味がありません。
「編集しない」が前提になった
最近また同じような話が出ました。
ただ今回は考え方を変えました。
「ちゃんとした動画」ではなく、
画面を30秒から2分くらい録画して、そのまま説明を書いて登録する。
それだけでいいんじゃないか。
そういう運用なら続けられそうだと思いました。
動画ナレッジというより、現場のメモを動画で残すような感覚です。
保存先はWordPressにした
業務ではプリザンターを使っています。
最初は動画もプリザンターへ置こうと思いました。
でも動画は思った以上に容量を使います。
VPSにはAI環境やSQL Server、Metabaseなど色々載せています。
容量に余裕がないわけではありませんが、動画まで全部置く必要はないかなと感じました。
そこでWordPressを保存先にすることにしました。
このブログでも使っているXServerレンタルサーバは500GBあるので、動画を保存する用途なら十分です。
実際、この環境で運用しています。
問題はログインだった
動画には社内情報も含まれます。
当然、誰でも見られるようにはできません。
ログインは必須です。
でもWordPressでユーザー管理を始めると、それだけで運用が増えてしまいます。
プリザンターにもWordPressにも社員を登録する。
異動や退職のたびに両方直す。
これは、ひとり情シスにはあまりやりたくありませんでした。
そこで考えたのが、プリザンター側の認証情報を利用してWordPressへログインできる仕組みです。
最初だけ頑張って、あとは楽にする
今回作った仕組みは、
- n8nでプリザンターのユーザー情報を定期同期する
- プリザンター側の認証情報を利用する
- WordPress側で自動ログインさせる
という流れです。
細かい実装方法は長くなるので省略しますが、AIにも相談しながら少しずつ組み立てました。
「全部自分で考える」というより、「既にある仕組みをどう組み合わせるか」を考える時間の方が長かったです。
一度完成してしまえば、ユーザー管理はかなり楽になりました。
投稿も簡単じゃないと続かない
見る人だけではなく、登録する人も楽じゃないと続きません。
そこでWordPressにはFrontend Adminを使って、投稿画面をできるだけ簡単にしました。
管理画面へ入る必要もありません。
タイトルを書いて、
説明を書いて、
動画を登録する。
それだけです。
動画編集ソフトを開くこともありません。
「あとで編集しよう」
と思った動画は、だいたい公開されません。
だから最初から編集しない前提で運用しています。
VPSとレンタルサーバ、それぞれ得意なことを任せる
最近は全部をVPSへ載せることにもこだわらなくなりました。
AIやWebDBのように自由度が必要なものはVPS。
容量が必要なものやWordPressはレンタルサーバ。
このくらい役割を分けた方が、結果的に管理しやすいと感じています。
以前書いたAI基盤の記事でもそうでしたが、最近は「どこで動かすか」より、「あとから運用しやすいか」を優先して考えることが増えました。
まとめ
今回作ったのは、動画を見せる仕組みではありません。
動画ナレッジを無理なく続けるための仕組みです。
動画を撮る。
そのまま登録する。
ログインもユーザー管理もなるべく意識しない。
最初の構築には少し時間がかかりましたが、一度できてしまえば日々の運用はかなり楽になりました。
最近は「機能が多いか」より、「半年後の自分が面倒にならないか」でシステムを考えることが増えています。
ひとり情シスは、新しいシステムを作っている時間より、運用している時間の方が圧倒的に長い仕事です。
だから最初だけ少し頑張って、あとはできるだけ楽をする。
今回の構成も、その考え方でたどり着いた一つの形でした。
